ミスをして大損害を引き起こしてしまった…！
業務上でミスをすることは人間誰しもあると思います。
その際に、大きな損害になるか、損害を抑えられるかは、人がミスすることを見越しているか否かによって変わってきます。
仕事やプライベートでExcelを使う方は多いのではないでしょうか。
Excelでも、操作を誤ってしまうことは誰しもありますが、それでも大事に至らない設計になっています。
普段あまり意識することがない、失敗にも寛容なExcelの機能について誤操作の視点から検討してみました。
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失敗に寛容なExcelの機能
ファイルの保存
ExcelやPowerpointなどのOffice製品ですが、保存する際に、「×ボタン」を押下し、保存するか否か聞かれたのちに保存する方は多いのではないでしょうか？
実際に、「上書き保存」や「名前を付けて保存」をしたのちに×ボタンを押下すると、
保存するか否か聞かれません。
×ボタンを先に押して保存するか、先に保存して×ボタンを押すかの違いですね。
いずれも処理結果は同じです。
もし、×ボタンを押して保存されずにデータが消えると…せっかく作成したデータが消えてしまう、もしくは途中保存した状態に戻ってしまい、大変な損失になりますよね。。。
本当に閉じても良いか、閉じる際には保存をするか、念入りに聞いてくれるのは、ありがたいです。
ファイルの自動保存と復元
Excelには、上記のように、保存のボタンを押さずとも、自動で保存してくれる機能があります。
外的な要因により、意図せずにファイルが消えてしまった場合、全てが消えると大損失ですよね。
自動保存で保存された箇所からファイルを復元できるのも役に立ちます。
元に戻す
こちらも多くの方が多用している機能だと思います。
誤って入力、変更した際に、操作を取り消して、元の状態に戻してくれる機能です。
もし、この機能が無かったら…文字や数式を入力しなおしたり、セルの編集や図の挿入も再び行わなければならなくなります。
この機能があることで、大幅に作業時間の短縮ができていると考えられます。
まとめ
このような、失敗しても取り返しのつかないことにならないことは、様々な場面において重要なことです。
もちろん、失敗を未然に防ぐことは重要です。
以下記事では、ヒューマンエラーの防止策について検討しています。
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しかしながら、いくら策を講じてもヒューマンエラーは起こり得るものです。
エラーや誤操作が生じた際に、どれだけ被害を軽くできるかということは、モノやシステムをデザインする際に常に意識していきたいことです。
